Порядок звернення

1. Розгляд письмових звернень громадян у Шепетівській районній військовій (державній) адміністрації (далі – Адміністрація) здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (далі – Інструкція).

2. Усі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги, що надійшли до Адміністрації приймаються та централізовано реєструються у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, святкові дні – наступного після нього робочого дня. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

3. Письмові звернення громадян (далі – звернення) подаються до Адміністрації:

1)  на поштову адресу: вул. Героїв Небесної Сотні, 47, м. Шепетівка, Хмельницька область, 30400;

2) особисто на особистому прийомі;

3) через уповноважену особу, повноваження якої оформлено відповідно до законодавства;

4) на адресу електронної пошти загального відділу апарату Адміністрації (далі – Відділ) zagal@sheprda.gov.ua або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному вебсайті Адміністрації.

4. Реєстрація звернень в Адміністрації здійснюється в системі електронного документообігу Адміністрації відповідно до Інструкції.

5. Звернення розглядаються начальником (головою), першим заступником, заступником голови, керівником апарату Адміністрації (далі – керівництво) відповідно до розподілу обов’язків.

6. Звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю внаслідок війни та жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», розглядаються начальником (головою) Адміністрації першочергово.

7. Відділ забезпечує направлення звернень виконавцям згідно з резолюціями керівництва Адміністрації.

8. Якщо виконавець вважає, що розгляд звернення потребує залучення співвиконавців, він зобов’язаний не пізніше ніж протягом трьох робочих днів з дня отримання звернення надати Відділу обґрунтовану інформацію щодо необхідності внесення змін до резолюції.

9. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем звернення є особа, зазначена в резолюції першою, яка забезпечує підготовку узагальненої відповіді заявнику, враховуючи інформації усіх співвиконавців.

Співвиконавці зобов’язані надати інформацію головному виконавцю протягом першої половини терміну, визначеного для розгляду звернення за резолюцією керівництва Адміністрації, якщо не обумовлено інше.

10. Звернення, які згідно з резолюціями керівництва Адміністрації потребують направлення інформації про результати розгляду до центральних органів виконавчої влади, народним депутатам України та Хмельницькій обласній військовій (державній) адміністрації беруться на контроль Відділом, який забезпечує дотримання виконавцями термінів, встановлених Адміністрацією.

11. Відповіді громадянам за результатами розгляду звернень надаються за підписом начальника (голови) Адміністрації або особи, яка виконує його обов’язки.

12. Якщо питання, порушенні у зверненні, не належать до повноважень Адміністрації, таке звернення в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, таке звернення в той же термін повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.

13. Звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Таке звернення реєструється як анонімне і подальша робота з ним не проводиться.

14. Не підлягає розгляду повторне звернення від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішено по суті (з обов’язковим повідомленням про це громадянина).

15. Забороняється надсилати скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

16. Під час розгляду звернень виконавці зобов’язані ретельно опрацьовувати пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги і надавати вичерпну та обґрунтовану відповідь з метою об’єктивного вирішення по суті порушених у зверненнях питань, надання відповідних роз’яснень або обґрунтованої відмови в їх задоволенні із посиланням на норми чинного законодавства із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. 17. Використання та обробка персональних даних, одержаних з метою виконання вимог цього Порядку, здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян керівництвом  Шепетівської районної військової (державної) адміністрації (далі – Адміністрація).

2. Особистий прийом громадян проводиться начальником (головою), першим заступником, заступником голови, керівником апарату Адміністрації (далі – керівництво) згідно з графіком особистого прийому громадян, затвердженим начальником (головою) Адміністрації.

3. Особистий прийом громадян проводиться у приміщенні Адміністрації за адресою: вул. Героїв Небесної Сотні, 47, м. Шепетівка, Хмельницька область.

4. Інформація про порядок проведення і графік особистого прийому громадян керівництвом Адміністрації оприлюднюється на офіційному вебсайті Адміністрації та розміщується у приміщенні Адміністрації у доступному для громадян місці.

5. Особистий прийом громадян керівництвом Адміністрації здійснюється за попереднім записом.

6. Попередній запис громадян на особистий прийом проводиться працівниками загального відділу апарату Адміністрації  (далі – Відділ) у робочий час:

1) за адресою: вул. Героїв Небесної Сотні, 47, м. Шепетівка, Хмельницька область, 30400;

2) за телефоном: (03840) 4-03-18;

3) через електронну пошту Відділу zagal@sheprda.gov.ua або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному вебсайті Адміністрації.

7. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовуються: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання, номер контактного телефону громадянина, який записується на прийом, чи відомості щодо інших засобів зв’язку з ним, суть порушеного питання.

Під час запису на особистий прийом громадянин може письмово викласти зміст питань, додати копії наявних документів, що стосуються суті порушених питань.

8. У записі на особистий прийом керівництва Адміністрації відмовляється:

1) якщо порушене питання вже розглядалося Адміністрацією та було вирішено по суті, керівництвом прийнято рішення про припинення розгляду звернення з порушеного питання, відповідно до статті 8 Закону України «Про звернення громадян»;

2) якщо звернення щодо оскарження рішення було подане з порушенням строків, визначених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;

3) якщо громадянин відмовився повідомити своє прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), зміст порушеного питання.

9. Особистий прийом громадян здійснюється у порядку черговості. Прийом громадян, які мають встановлені законодавством пільги, проводиться першочергово.

Черговість прийому громадян визначається відповідно до списку, складеного працівниками Відділу, формування якого закінчується в останній робочий день, що передує дню прийому.

10. Для забезпечення прозорості та дотримання заходів безпеки у кімнаті прийому громадян може здійснюватися відеофіксація проведення особистого прийому з обов’язковим інформуванням про це громадян шляхом розміщення відповідної інформації у доступному для вільного огляду місці.

11. Особистий прийом припиняється у разі, якщо громадянин на особистому прийомі:

вдається до образ, погроз, дискредитації органів державної влади та їх посадових осіб;

закликає до ліквідації незалежності України, зміни конституційного ладу насильницьким шляхом, порушення суверенітету і територіальної цілісності держави, підриву її безпеки, незаконного захоплення державної влади;

вдається до пропаганди війни, насильства, розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі;

перебуває у стані алкогольного чи наркотичного сп’яніння;

вчиняє дії, що створюють небезпеку для оточуючих чи посягають на громадський порядок.

12.  Працівники Відділу:

знайомляться з документами, поданими заявниками, оформляють реєстраційно-контрольні картки;

у разі повторних звернень надають результати їх попереднього розгляду;

за потреби запрошують на прийом керівників структурних підрозділів Адміністрації.

13. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

14. У випадку, коли порушене громадянином питання не вимагає додаткової перевірки, відповідь на звернення (у разі його згоди) може бути надана усно під час особистого прийому, про що обов’язково вноситься відповідний запис до картки особистого прийому.

15. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, громадянину може бути запропоновано викласти суть порушеного питання у формі письмового звернення.

У разі, коли громадянин не може самостійно викласти звернення в письмовій формі, його оформлення здійснюється працівником Відділу зі слів заявника.

Про результати розгляду звернення громадянину за його бажанням надається усна або письмова відповідь.

16. У разі, якщо особистий прийом громадян однією з посадових осіб Адміністрації не може відбутися за графіком через поважні причини, здійснюється заміна посадової особи.

17. Використання та обробка персональних даних, одержаних з метою виконання вимог цього Порядку, здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян керівництвом  Шепетівської районної військової (державної) адміністрації (далі – Адміністрація).

2. Виїзний особистий прийом громадян здійснюється начальником (головою), першим заступником, заступником голови Адміністрації (далі – керівництво) згідно з графіком, затвердженим начальником (головою) Адміністрації.

3. Інформація про порядок проведення і графік виїзного особистого прийому громадян посадовими особами розміщується на вебсайті Адміністрації (sheprda.gov.ua), у приміщенні Адміністрації (вул. Героїв Небесної Сотні, 47,
м. Шепетівка, Хмельницька область) у доступному для громадян місці та надсилається для оприлюднення у місцях проведення прийомів.

4. Виїзний особистий прийом громадян керівництвом Адміністрації здійснюється за попереднім записом.

5. Попередній запис громадян на виїзний особистий прийом здійснюється  загальним відділом апарату Адміністрації (далі – Відділ) за телефоном
(03840) 4-03-18, не пізніше ніж за день до проведення прийому.

6. Під час попереднього запису на виїзний особистий прийом громадян з’ясовуються такі відомості: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання, номер контактного телефону громадянина, який записується на прийом, чи відомості щодо інших засобів зв’язку з ним, суть порушеного питання.

7. У разі відсутності попередніх записів виїзний особистий прийом громадян керівництвом Адміністрації  не проводиться.

8. Працівники Відділу:

здійснюють контроль за підготовкою до проведення виїзного особистого прийому громадян;

готують для керівництва Адміністрації (за потребою) статистично-аналітичні дані щодо звернень, які надходять від жителів тих територіальних громад району, де планується проведення прийому;

реєструють одержані на прийомі звернення відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, контролюють дотримання термінів їх розгляду та надання відповідей заявникам;

інформують керівництво Адміністрації про дотримання графіка проведення виїзного особистого прийому та періодично готують аналітичні матеріали про стан цієї роботи в Адміністрації.

9. Прийом громадян під час виїзного особистого прийому здійснюється у порядку черговості. Прийом громадян, які мають встановлені законодавством пільги, проводиться першочергово.

10. У випадку, коли порушене громадянином питання не вимагає додаткової перевірки, відповідь на звернення (у разі його згоди) може бути надана усно під час виїзного особистого прийому, про що обов’язково вноситься відповідний запис до картки виїзного особистого прийому.

11. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час виїзного особистого прийому неможливо, громадянину може бути запропоновано викласти суть порушеного питання у формі письмового звернення. Про результати розгляду звернення громадянину, за його бажанням, надається усна або письмова відповідь.

12. Використання та обробка персональних даних, одержаних з метою виконання вимог цього Порядку, здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення «гарячої» телефонної лінії «Запитай у влади» (далі – «гаряча» телефонна лінія) керівництвом Шепетівської районної військової (державної) адміністрації (далі – Адміністрація).

2. У роботі «гарячої» телефонної лінії беруть участь начальник (голова), перший заступник, заступник голови Адміністрації (далі – керівництво) відповідно до затвердженого графіка.

3. Графік доводиться до відома населення шляхом оприлюднення на офіційному вебсайті Адміністрації та розміщується у приміщенні Адміністрації у доступному для громадян місці.

4. Складання графіка та організацію проведення «гарячої» телефонної лінії забезпечує загальний відділ апарату Адміністрації (далі – Відділ).

5. У день роботи «гарячої» телефонної лінії, відповідно до затвердженого графіка, беруть участь керівництво та працівник Відділу.

6. Під час звернення на «гарячу» телефонну лінію у заявника з’ясовуються такі відомості: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання, номер контактного телефону чи відомості щодо інших засобів зв’язку з ним, суть порушеного питання. Отримана інформація фіксується працівником Відділу.

7. Звернення, в яких порушено питання довідкового або консультативного характеру, а також звернення, які не потребують додаткового вивчення, розглядаються безпосередньо під час проведення «гарячої» телефонної лінії  шляхом надання консультацій, про що вноситься відповідний запис до реєстраційно-контрольної картки.

8. Якщо вирішити порушене питання безпосередньо під час «гарячої» телефонної лінії неможливо, воно розглядається у тому ж самому порядку, що й письмове звернення.

9. У разі застосування громадянином образ, погроз, а також якщо його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, керівництво має право припинити спілкування з таким громадянином.

10. Усі звернення громадян, що надійшли на «гарячу» телефонну лінію, реєструються Відділом в день їх надходження відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

11. Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян, що надійшли на «гарячу» телефонну лінію, здійснює Відділ.

12. Використання та обробка персональних даних, одержаних з метою виконання вимог цього Порядку, здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».